Salah satu teknik yang dapat digunakan dalam menemukan fakta-fakta dan analisi untuk menentukan permintaan IS adalah Business Process Re-engineering. Business Process Re-engineering atau BPR merupakan salah satu konsep yang cukup dikenal dalam manajemen. Walaupun konsep BPR mendapatkan tanggapan negative, saat ini sebenarnya konsep BPR banyak digunakan, tetapi dalam nama-nama yang berbeda, seperti customer services initiative, e-procuremetn project atau major cost reduction. Semua hal tersebut menuntut re-design business process yang signifikan.
Strategi IS yang paling efektif sering kali dicari untuk dikembangkan sejalan dengan strategi bisnis, sehingga inisiatif perubahan dapat berhasil sampai ke semua bidang, tidak hanya berada dalam pekerja/lingkungan pengembangan IT.
Dalam memahami situasi yang sedang terjadi meliputi diperlukannya suatu pengertian mendalam dari strategi bisnis, lingkungan bisnis dan teknologi, dan status saat ini dari IS/IT dalam bisnis. Hal-hal tersebut akan dapat memungkinkan ditemukanya kesempatan, ancman dan kebutuhan dalam strategi bisnis dan untuk mengenali kekuatan dan kelemahan dari bisnis dan operasi IT.
Salah satu cara menentukan strategi IS adalah dengan mengidentifikasi kebutuhan dari setiap area dari bisnis. Cara lainnya adalah dengan membuat suatu grup yang bertugas menentukan atau meng-update startegi IS/IT yang juga mengerti setiap strategi dari bisnis. Secara singkat, cara yang terbaik dalam menentukan strategi IS adalah dengan mengembangkan strategi IS yang berjalan pararel dengan strategi bisnis.
Untuk mencapai hasil strategi IS yang diinginkan, perlu dipahami pendukung dari perubahan dan situasi saat ini (where we are) dan memahami/menemukan situasi yang dicari (where we want to be), serta mulai menemukan cara bagaimana GAP dari dua hal tersebut dapat dihilangkan (how to get there). Hal-hal tersebut akan meliputi inisiatif bisnis maupun IS/IT.
Kualitas dan nilai dari semua strategi IS/IT yang dikembangkan bergantung pada seberapa dalam pengertian dan kebutuhan dari bisnis , serta intepretasi dari kebutuhan bisnis dalam informasi, sistem dan IT services yang sesuai. Deperlukan pengertian yang cukup dari bisnis dan informasi untuk dapat mengembangkan strategi yang masuk akal dan realistic. Hal ini dapat dicapai dengan melakukan review kembali sebanyak mungkin, seperti dengan menggunakan Key Performance Indicator (KPI), rencana tahunan, anggaran dan forecast.
Dalam mengintepretasikan strategi bisnis, terdapat dua input yang berhubungan dengan perspetif bisnis, yaitu input dari internal dan dari eksternal. Elemen-elemen dari ke dua perspektif tersebut harus diidentifikasi dan dianalisa sehingga permintaan atas IS dapat dicapai. Dari bagian internal business environment, elemen yang harus diperhatikan adalah business strategy, tidak hanya tujuan tetapi juga hasil yang diinginkan untuk dicapai; business process, activites and key entities (konsumen,, stock item, account); dan organizational environment, mengenai struktur, asset, dan kemampuan dari organisasi.
Dalam menginterpretasi business strategy dari input external, hal ini penting agar kesempatan bagi IS/IT memiliki efek terhadap bisnis dan memiliki kontribusi dalam membentuk strategi bisnis dapat diidentifikasikan dan dapat diperluas.
Mengamati Lingkungan IS/IT Saat Ini
Langkah awal yang harus dilakukan oleh pihak perusahaan dalam membangun strategi IS adalah mengadakan penilaian terhadap lingkungan IS/IT yang terdapat pada saat ini baik dari internal maupun eksternal agar dapat menentukan GAP antara kondisi sekarang dan target yang akan datang, sehingga pihak perusahaan dapat memutuskan apakah lingkungan tersebut harus berubah atau tidak sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Penilaian lingkungan IS/IT tersebut akan menghasilkan sebuah dasar penentuan GAP antara sekarang dan kebutuhan yang diperlukan agar dapat mencapai bisnis yang diinginkan oleh perusahaan.
Selain penilaian IS/IT environment, ada aspek yang penting untuk diperhatikan oleh pihak perusahaan yaitu portofolio aplikasi yang terdapat saat ini, hal ini merupakan titik awal dari pembangunan di masa depan dan juga sebagai penentu utama bagaimana komunitas di dalam organisasi merasakan dampak dari nilai dan kontribusi yang diberikan oleh IS/IT. Berikut beberapa aspek yang harus diperhatikan oleh pihak perusahaan :
1. Evaluasi Portofolio
2. Strategi dan ketentuan yang berlaku sekarang / sebelumnya
3. Organisasi dan proses sistem informasi
4. Aset, sumber daya dan kemampuan yang tersedia
5. Ketentuan metode dan pelatihan
6. Apa yang menjadi peranan sistem informasi bagi bisnis
7. Lingkungan luar IS/IT
Beberapa aspek di atas akan menjadi panduan bagi organisasi untuk dapat menyusun rencana sistem yang sesuai dengan kemampuan dari organisasi tersebut dan persyaratan yang dibutuhkan agar sistem yang akan dibangun dapat memenuhi kebutuhan organisasi.
Teknik untuk analisis dan interpretasi
Ada banyak teknik yang dapat dilakukan oleh organisasi untuk mengidentifikasi atau menganalisa keadaan dan strategi bisnis yang terdapat dalam organisasi, salah satunya adalah dengan menggunakan Critical Success Factors dan Balanced Scorecards.
a. Balanced Scorecards
Balanced Scorecards merupakan salah satu tools yang digunakan untuk mengolah kinerja dan mengembangkan strategi organisasi dengan menggunakan empat perspektif, yang disebut sebagai Key Perfomance Indicator (KPI), agar dapat menghasilkan informasi yang relevan bagi organisasi.
b. Critical Success Factors Analysis
Bagi sebagian besar perusahaan yang memiliki unit di beberapa industri, menggunakan Critical Success Factors (CSF) untuk memperoleh difertifikasi yang obyektif, ROI dan portofolio yang beragam. Analisa CSF ini merupakan sebuah teknik yang bukan hanya dapat mengembangkan strategi IS/IT tapi juga mengembangkan strategi bisnis dari organisasi, yang dapat dilakukan setelah mengidentifikasi setiap obyek bisnis yang terdapat dalam organisasi lalu mengkonsolidasikan setiap obyek tersebut.
Informasi yang dihasilkan melalui Balanced Scorecards dan analisa CSF dapat dikombinasikan untuk memberikan informasi yang akurat bagi persyaratan sistem informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Balanced Scorecards akan memberikan langkah bisnis secara objektif, sementara analisa CSF akan mengidentifikasikan hal yang kritikal untuk meningkatkan hasil yang ingin dicapai.
Business Process Analysis
Business Process Analysis (BPA) merupakan sebuah teknik yang digunakan untuk mengukur efektifitas sebuah business process, terutama Core Business, dalam mendukung tercapainya business objective di perusahaan atau unit bisnisnya. Selain digunakan untuk mengukur efektifitas terhadap business objective-nya, analisis tersebut digunakan untuk mengukur seberapa besar kontribusi bisnis proses tersebut terhadap driver untuk strategi bisnis perusahaan tersebut. Misalnya ketika driver-nya adalah untuk mendapatkan pangsa pasar yang lebih besar, maka perusahaan seharusnya lebih memfokuskan pada proses bisnis untuk akuisisi costumer baru dibanding mempertahankan customer lama walau keduanya sama-sama memiliki efek kepada customer.
Adopting Process Perspective
Dahulu, struktur perusahaan yang ada kebanyakan bersifat fungsional ataupun departemental, dimana tiap-tiap bagian dipisah berdasarkan fungsinya masing-masing, seperti HRD, Marketing, Finance, dsb. Namun struktur tersebut memiliki kelemahan, karena kebanyakan proses bisnis yang dijalankan perusahaan tidak hanya terpisah dalam departemennya masing-masing namun membutuhkan kolaborasi antar departemen, misalnya kolaborasi antara departemen purchasing dengan finance dalam proses procurement.
BPR (Business Process Re-Engineering) hadir untuk menjawab kelemahan tersebut. Pada BPR, fokus utama organisasi berada pada proses tanpa terbatas oleh batasan-batasan fungsional antar departemen tersebut. Oleh karena itu, pada perusahaan yang melakukan BPR, ia akan merubah cara pandang organisasinya yang tadinya tradisional (fungsional) menjadi Process Perspective. Dengan mengadopsi cara pandang tersebut, perusahaan dapat melihat keseluruhan proses yang ada di perusahaan untuk kemudian dapat mendeteksi proses-proses mana saja yang tidak memberikan kontribusi berarti untuk perusahaan.
Proses Identifikasi
Walaupun banyak perusahaan yang sukses dalam merancang ulang proses bisnis mereka, namun kebanyakan dari mereka melakukannya (redesign) pada proses bisnis yang memberikan kontribusi kecil bagi kesuksesan bisnis mereka. Hal tersebut tentunya menambah penting proses identifikasi yang pada kenyataannya susah untuk dilakukan, karena kebanyakan proses bisnis berjalan diluar batasan departemen dan hirarki perusahaan. Belum lagi wujud proses yang secara fisik tidak terlihat menambah tingkat kesulitan proses identifikasi tersebut.
Proses yang telah diidentifikasi pada level organisasi dapat dipecah menjadi beberapa sub proses yang lebih detail. Sub proses tersebut tentunya dapat dipecah ke tingkat detail yang lebih tinggi hingga tingkat individual task (tugas individu) atau role (peran yang dijalankan individu tersebut).
Process Importance-Performance Assessment
Dalam mengidentifikasi proses untuk perancangan ulang, kita juga perlu mengukur seberapa penting proses tersebut dalam mencapai obyek bisnis perusahaan. Proses pengukuran (Assessment) tersebut dapat dilakukan dengan melakukan benchmarking pada proses bisnis perusahaan lain, ataupun dengan menggunakan importance performance matrix seperti pada gambar berikut.
Gambar tersebut dapat kita gunakan untuk mendeteksi pada level apa business process tersebut berada dan langkah apa yang dapat kita lakukan selanjutnya. Misalnya pada proses yang memiliki tingkat kepentingan (importance tinggi) namun performance rendah, maka kita harus mengkonsentrasikan proses redesign kita pada proses tersebut.
Organizational Modeling
Untuk mendukung IS/IT Strategy Development pada sebuah perusahaan, tentunya diperlukan pemahaman yang menyeluruh akan organisasi tersebut. Salah satu cara untuk memahaminya adalah dengan melakukan Organizational Modelling yang menghubungkan antara bisnis dengan IS/IT Environment.
J.P.Kotter dalam bukunya menjelaskan beberapa unsur yang harus ada dalam model organisasi, yakni sebuah proses sentral yang merupakan core business process (business process utama yang dijalankan perusahaan, misalnya bank dengan core bankingnya) dari perusahaan, dan enam elemen ‘struktural’ lain. Enam elemen tersebut adalah External Environment (kompetitor, kebijakan fiskal), The Dominant Coalition, Formal Organizational Arrangement (rencana-rencana seperti budget, organization charts), Employees and Other Tangible Asset (karyawan), Social Structure (corporate culture), dan Technology Employed. Kotter juga membuat beberapa contoh pertanyaan untuk tiap elemen tersebut yang digunakan untuk menyusun Organizational Model-nya.
Evaluating The Gap Between Current and Required IS/IT Environment
Setelah kita dapat mengetahui seperti apa IS/IT Environment yang dibutuhkan nantinya, kita dapat mengevaluasi gap yang ada antara IS/IT Environment tersebut dengan IS/IT Environment yang ada sekarang. Beberapa GAP yang ada tersebut adalah: Proses yang membutuhkan penyesuaian (redesign) dengan IS/IT Requirements yang ditetapkan, sumber informasi yang baru atau yang diupgrade (sebagai contoh dengan mendevelop aplikasi baru sebagai sumber input data/informasi), dan juga perubahan pada IT resource dan kompetensi untuk mendukung masing-masing role dalam menjalankan perannya di IS tersebut.
(sumber : John Ward and Joe Peppard, Strategic Planning for Information System 3rd Edition, John Wiley & Sons, 2002)